Tipps für Excel

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[Bearbeiten] Datenauswertung mit Excel

Die Mitgliederdatenbank sorgt für die Speicherung und Bereitstellung der Daten. Statistische Auswertungen können wir komfortabler und vom Aussehen her ansprechender mit Excel gestalten. Als Beispiel für dies Zusammenspiel stellen wir eine Liste von 'runden Geburtstagen' her, die nach Eingabe einer Jahreszahl die Geburtstagskinder des jeweiligen Jahres liefert. (Diese Schritte kann man dann problemlos auch auf Jubiläen anwenden.)

[Bearbeiten] Erste Überlegungen

Aus der Mitgliederdatenbank benötigen wir eine Liste, die mindestens folgende Datenfelder enthält:

  1. Vorname
  2. Name
  3. Geburtstag

nützlich wären noch Adresse, Telefonnummer, Emailadresse, GT-Gemeinschaft, je nachdem wie man die Geburtstagskinder kontaktieren will. Wir beschränken uns im Beispiel auf die notwendigen Daten.

Die runden Geburtstage sollen zudem chronologisch aufsteigend dargestellt werden.

[Bearbeiten] Die maßgeschneiderte Exportliste aus der Datenbank

Mit den obigen Vorgaben können wir uns eine Exportliste in der Datenbank definieren:

Definition


Wir wählen die Rubrik 'Eigene Liste'. Dort sind beim Start die Felder Vorname und Name (aufsteigend A-Z) vorgegeben. Letztere Sortierung nehmen wir heraus, indem in der entsprechenden Combobox das unbeschriftete Feld gewählt wird. Dann wird eine zusätzliche Spalte, nämlich 'Geburtstag' eingefügt und dort eine aufsteigende Sortierung A-Z gewählt (siehe gelbe Markierung). Als Rolle ganz unten wird der jeweilige Distrikt-XYZ eingestellt. Zuletzt wird diese neu definierte Liste mit Klick auf das Diskettensymbol gespeichert (s. gelber Pfeil) und dabei wird ihr ein aussagekräftiger Name gegeben.










Ein weiterer Klick auf den Button 'Liste anzeigen' tut genau dies: Die Liste mit den gewählten Daten öffnet sich.

Rohliste

Die Datumssortierung sortiert zunächst nach Geburtsjahr, innerhalb des Jahres nach Monat und dann darin nach Geburtstag. Will man eine Geburtstagsliste, die alle Geburtstagskinder zunächst dem Monat und dort aufsteigend dem Tag zuordnet, muss man Excel bemühen und mit den dort verfügbaren Funktionen zunächst den Monat 'herausfummeln' und danach die Liste sortieren.

Rechts oberhalb der Liste befindet sich eine weitere Combobox, in der man das Exportformat wählen kann.

Exportformat

Wir wählen 'Microsoft Excel (ISO-8859-1)'. Ein Klick auf dieses Format startet den Export. In der Nachfrage wählen wir 'Öffnen mit Microsoft Excel' und der erste Teil der Arbeit ist erledigt. Die Daten befinden sich jetzt auf dem heimischen PC in Form einer Excel-Arbeitsmappe.



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[Bearbeiten] Die Excel-Tabelle

In der Excel-Tabelle stehen uns nun die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Office zur Verfügung.

Excel1

Links stehen die exportierten Daten, in den grau unterlegten Spalten rechts werden die Daten weiter bearbeitet. (Dies ist hier zur besseren Erklärung ausführlich mit drei zusätzlichen Spalten gezeigt, man könnte alles auch mit einer Formel in einer zusätzlichen Ergebnisspalte schreiben.)







In den grauen Spalten stehen folgende Formeln (als Beispiel in Zeile 4):

  • Zelle E4: =JAHR(D4)
  • Zelle F4: =$D$1
  • Zelle G4: =F4-E4


Erklärung:

  • JAHR(D4) holt aus einem kompletten Datum die Jahreszahl heraus
  • $D$1 garantiert, dass zur folgenden Differenzbildung nur der feste Wert (2012) aus Zelle D1 genommen wird. (Ändert man diesen Wert, ändert sich u.a. die gesamte F-Spalte mit)
  • F4-E4 sollte klar sein: die Differenz zwischen gewähltem Jahr und Geburtsjahr

Diese Formeln werden dann mittels der 'intelligenten Kopierfunktion' von Excel (den kleinen Knopf an einer markierten Zelle unten rechts mit der linken Maustaste anklicken, festhalten und über den gewünschten Bereich ziehen) in alle zu berechnenden Zeilen kopiert.

Jetzt müssen nur noch die 'runden' Geburtstage herausgeholt werden. Dies kann man im Menü 'Daten / Sortieren und Filtern' mit einem Filter erledigen.

Excel2

Dazu wird durch einen Klick auf das Filtersymbol im Menü zunächst einmal die Möglichkeit eingerichtet, die Spalten nach bestimmten Kriterien zu filtern, erkennbar am 'kleinen Pfeil nach unten' in der obersten Zeile. In unserer Spalte 'Differenz' klicken wir auf diesen Knopf und in dem dann auftauchenden Dialog nehmen wir unsere Änderungen vor. Zunächst wird der Haken bei 'alles auswählen' entfernt und dann in der Liste nur die gewünschten runden Geburtstage - falls vorhanden - mit Häkchen markiert.

Das war's.

Excel liefert jetzt - je nachdem was in Zelle D1 für ein Jahr eingetragen ist - die runden Geburtstage des jeweiligen Jahres. Innerhalb der Gruppen z.B. der 60-jährigen wird dann der Geburtstagstermin aufsteigend sortiert.










[Bearbeiten] Altersstruktur und Geschlechterzuordnung

Eine Excel-Tabelle zur Auswertung der Geschlechterzuordnung steht hier [[1]] zum Download zur Verfügung. Da diese Tabelle mit Markros arbeitet ist es wichtig, die Makros zu aktivieren.

Definition








Wir öffnen die Datenbank und gehen zum Menüepunkt "Eigene Liste". In der Listenkonfigeration suchen wir uns die bereits erstellte Liste "GT_Auswertung_gesamt. Für den Bundesvorstand wählen wir die "Rolle": Mitglied. Haben wir uns für den Distrikt eingelogt, wählen wir die Rolle für unseren Distrikt.

Definition





















Hier wählen wir den den Bereich "Microsoft Excel (ISO‐8859‐1)". Dadurch wird uns eine Exceltabelle erstellt.

Definition





























Wenn dieses Fenster erscheint bitte Öffnen bestätigen.

Definition

















In der Exceldatei die Splalten A bis E markieren und mit der Tastenkombination "Strg+c" kopieren.






















Jetzt vorher geladene Exceldatei "Guttempler_Altersstruktur_Geschlecht" öffnen, wenn nicht bereits geschehen.

Definition













In der Tabelle "Daten" die Zelle "A1" mit der Tastenkobination "Strg+v" die Daten einfügen.



'''Mit Strg+b das Makro starten'''

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