Einleitung

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Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Was ist Admidio?

Admidio ist eine kostenlose Online-Mitgliederverwaltung, die für Vereine, Gruppen und Organisationen optimiert ist. Sie besteht neben der klassischen Mitgliederverwaltung aus einer Vielzahl an Modulen, die in eine neue oder bestehende Homepage eingebaut und angepasst werden können. Registrierte Benutzer eurer Homepage haben durch Admidio u.a. Zugriff auf vordefinierte und frei konfigurierbare Mitgliederlisten, Personenprofile und eine Terminübersicht. Außerdem können Mitglieder in Gruppen zusammengelegt, Eigenschaften zugeordnet und nach diesen gesucht werden.

[Bearbeiten] Die wichtigsten Funktionen

  • Zugriffskontrolle (schützt Mitgliederdaten vor den Augen von Unbefugten)
  • Frei konfigurierbare Mitgliederlisten
  • Export aller Listen nach Excel, OpenOffice oder als CSV-Datei
  • Freie Konfiguration von Gruppen, Abteilungen & Eigenschaften
  • Individuelle Rechtezuweisung an Gruppen, Abteilungen & Eigenschaften

Bis hierhin war der Text ein Auszug aus der Admidio-Dokumentation, zu finden unter http://www.admidio.org/dokuwiki/doku.php?id=de:2.0:index

Da sich die Doku hauptsächlich mit technischen Fragestellungen beschäftigt, haben wir für den täglichen Gebrauch in den Geschäftsstellen dieses Anwender-Handbuch geschrieben.

[Bearbeiten] Wer pflegt die Daten?

Aus einer Datenbank kann man nur dann 'etwas Vernünftiges' herausholen, wenn die Daten stimmen und aktuell sind. Die Technik dafür ist jetzt vorhanden. Die Datenpflege muss durch die Geschäftsstellen der Distrikte erfolgen. Die Ordenszentrale - und nicht zuletzt die Distrikte selbst sind auf diese Arbeit angewiesen. Datenpflege ist auch in diesem System die Sache der Distrikte. Der einzige Unteschied zur alten Datenbank ist, dass die Änderungen sofort in der OZ sichtbar sind und nicht erst per Email oder anderweitig dorthin übermittelt werden müssen. 

[Bearbeiten] Woher kommen Daten?

Die Daten, mit denen die neue Mitgliederdatenbank 2011/12 gestartet ist, stammen aus der alten Mitgliederverwaltung des Guttemplerordens mit Stand vom November 2011. Sie sind ungeprüft übernommen worden und sollten in der Test- und Einführungsphase des neuen online-Systems von den Distrikten geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Dies ist mittlerweile geschehen.

Das der online-Mitgliederdatenbank zugrunde liegende Software-Paket ‚Admidio‘ stellt uns Funktionen zur Verfügung, die es erlauben, durch ein abgestimmtes Rechte-System den im Orden und den Distrikten jeweils Verantwortlichen bzw. mit der Datenpflege Betrauten genau die Daten zu zeigen, die sie betreffen. Kurz gesagt: der Orden sieht alle Daten, die Distrikte nur ihre. Entsprechend verhält es sich bei den Bearbeitungsmöglichkeiten. U.a. aus Gründen des Datenschutzes ist diese Form der Mitgliederverwaltung notwendig.

Die Distrikte und der Orden greifen alle auf nur eine MySQL-Datenbank zu. Daher werden z.B. Änderungen, die ein Distrikt vornimmt, sofort in der Zentrale sicht- und verwertbar. Die Datenbankoberfläche (das Programm das auf die eigentliche Datenbank zugreift) kann von jedem PC mit Internetzugang zum Bearbeiten geöffnet werden, vorausgesetzt die Zugangsdaten sind vorhanden.

Um es deutlich zu sagen: Für den Betrieb der Online-Datenbank ist ein Rechner mit Internetanschluss zwingende Voraussetzung. Zudem sollte die Ausstattung der Bürorechner mit einem vernünftigen Virenschutz (keine Freeware!) und die regelmäßigen, allgemeine Aktualisierungen mittels Windows- und Microsoft-Updates sowie aktuelle Browser gewährleistet sein.

[Bearbeiten] Alles nur online?

Die Daten in der neuen Mitgliederdatenbank sind nur über das Internet zu erreichen. Innerhalb des Zugangsportals (des web-interfaces) gibt es jedoch die Möglichkeit mehr oder weniger frei konfigurierbare Mitgliederlisten zu erzeugen und diese z.B. als Grundlage eines Serienbriefes oder einer Serien-Email zu nutzen. Weiter können diese Listen als Daten-Grundlage für statistische Auswertungen z.B. mittels MS Excel dienen.

Die aktuelle Version dieses Handbuchs steht ebenfalls nur online zur Verfügung. Man kann sich jedoch über den Menüpunkt 'Druckversion' (links im Hauptmenü) eine druckfähige Ausgabe der Seiten herunterladen und ausdrucken lassen. Dazu wird u.a. links das Menü ausgeblendet, so dass nur der Text, eingebundene Bilder etc. gedruckt wird.

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