Datensicherheit

Aus Hilfe zur Mitgliederdatenbank
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Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Sicherheitsmaßnahmen

[Bearbeiten] Passwörter

Den Distrikten wird bei der Einführung der neuen Online-Mitgliederdatenbank deren URL (Internet-Adresse z.B. www.xyz.guttempler.de) mitgeteilt, sowie die Zugangsdaten der 4 Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands des Distrikts. Dazu gehören der Benutzername und ein Passwort. Alle diese Angaben sollen vertraulich behendelt werden.

Wir weisen darauf hin, dass wir, das Webteam, diese Daten aus Sicherheitsgründen regelmäßig ändern werden, damit diese elementare Sicherungsmaßnahme nicht vergessen wird! Außerdem ist so gewährleistet, dass aus den Vorständen ausgeschiedene Mitglieder nach kurzer Zeit quasi automatisch ihren Datenzugriff verlieren. Den Distrikten werden die neuen Passwörter rechtzeitig mitgeteilt.

Trotzdem möchten wir darum bitten, dass Änderungen in der Vorstandsbesetzung zeitnah mitgeteilt werden, um die Zugriffsrechte der ausscheidenden Vorstände in der Datenbank aufzuheben.

Es haben nur Vorstandsmitglieder die Daten zum Zugriff auf das Programm. Zugriff meint hier: Sie können die Mitgliederdaten einsehen, aber nicht ändern. Wir bitten darum, diese Zugangsdaten mit der notwendigen Sorgfalt zu verwenden und ‚unter Verschluss‘ zu halten.

Ein Vorstandsmitglied (vorzugsweise das, was mit den Daten arbeiten soll, meist also der/die SekretärIn) erhält zusäzlich einen Bearbeiter-Zugang, der es ermöglicht, in der Benutzerverwaltung Daten zu bearbeiten.

Falls in der Geschäftsstelle eine Bürokraft eingestellt ist, die nicht dem Guttemplerorden angehört, so muss sie sich mit dem Bearbeiter-Zugang anmelden. Ist sie/er Guttempler in dem jeweiligen Distrikt, kann eine entsprechende Rechtevergabe nach Rücksprache mit dem Webteam erfolgen.

[Bearbeiten] Exportierte Daten

Aus unserer Datenbank können Mitgliederdaten in unterschiedlichster Form exportiert werden. Dies wird vorzugsweise in Form von Excel-Tabellen erfolgen, da der Umgang mit diesem Programm den meisten 'Büromenschen' recht geläufig sein sollte. (Falls nicht, verweise ich auf die Einsteiger-Seminare z.B. in Hoya). Wie der Export und die Listenerstellung funktioniert, wird in 'Arbeiten mit Mitgliederlisten' erläutert. Hier geht es mir darum, dass diese Listen ebenfalls dem Datenschutz unterliegen und vertraulich mit der nötigen Sorgfalt behandelt werden müssen. Diese Daten sollen möglichst das Büro der Geschäftstelle nicht verlassen, so wie vorher auch mit der alten Datenbank und den dort möglichen Exporten verfahren wurde.

[Bearbeiten] Datensicherung

Eine Sicherung der Daten ist für die einzelnen Distrikte nur insoweit nötig, als sie spezielle Auswerungen der exportierten Daten gefahren haben. Die Grundlage - die Daten in der Admidio-Datenbank - werden zentral gesichert. Dies ist ein Vorteil dieses Programmpakets. Da alle auf nur eine Datenbank zugreifen, muss auch nur diese gesichert werden.

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