Benutzerverwaltung

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Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Start der Verwaltung

Durch einen Klick auf den Link 'Benutzerverwaltung' in der Modulübersicht (der rechte Bereich der Arbeitsfläche) gelangt man in eben diese. (Dazu muss man Mitglied in der Rolle 'Bearbeiter' oder 'Webmaster' sein, alle anderen registrierten Mitglieder können die Daten nur ansehen und haben in ihrer Programmoberflächen keinen Link auf die Benutzer- oder Rollenverwaltung)

Kopf der Verwaltung

Im Kopf der Verwaltung findet man die für uns wichtigen Bearbeitungsmöglichkeiten der Daten unserer Distrikts-Mitglieder. Neben der Anlage neuer Benutzer (=Mitglieder) stellt Admidio eine Text-Suchfunktion und eine Sortiermöglichkeit zur Verfügung.

[Bearbeiten] Ein kurzer Überblick

[Bearbeiten] Text-Suchfunktion

In der Suche können ganze (Nach-)Namen oder auch nur Namensteile angegeben werden. Das Programm liefert dann in einem Popup-Fenster alle Mitglieder, die den eingegebenen Kriterien entsprechen. In diesem Popup-Fenster kann mit einem Klick das gewünschte Mitglied zum Bearbeiten oder zur Ansicht ausgewählt werden.

[Bearbeiten] alphabetische Sortierung

Oberhalb der Namensliste steht ein Alphabet. Nur den dort unterstrichenen Buchstaben sind Nachnamen zugeordnet. Ein Klick auf beispielsweise 'K' liefert dann in der Liste darunter nur noch Mitglieder, deren Nachname mit 'K' beginnt. Beim Start der Benutzerverwaltung werden standardmäßig alle Distriktsmitglieder gezeigt, auch hier alphabetisch nach Nachname sortiert. Es werden in der Übersicht folgende Datenfelder angezeigt (s. Abb. oben):

  • Name, Vorname
  • Email (Symbol, falls eingetragen)
  • Website (Symbol, falls eingetragen)
  • Benutzer(name) (nur bei registrierten Mitgliedern, d.h. zum Bearbeiten oder Ansehen der Daten berechtigtes Vorstandsmitglied oder Admin)
  • Aktualisierungsdatum (bei den meisten Mitgliedern das Importdatum in die neue Datenbank)
  • Funktionen (Bearbeiten -der Stift auf dem Papier-, Löschen -das rote X-)

[Bearbeiten] Benutzer / Mitglied bearbeiten

Mitgliederdaten

Durch einen Klick auf den Namen - sei es in der kompletten Liste oder im Ergebnis-Popup der Suchfunktion - kann man das Bearbeitungsfenster namens 'Profil bearbeiten' für das jeweilige Mitglied öffnen. Die einzelnen Datenfelder können ausgefüllt oder geändert werden.

Wir bitten darum, dass dies mit der gebotenen Sorgfalt erfolgt. Diese Änderungen betreffen den Datenbestand der Guttempler insgesamt. Ein eventuell versehentlich gelöschtes Mitglied ist - falls überhaupt möglich - nur mühsam aus einer älteren Datensicherung wieder herzustellen, selbst im günstigsten Fall macht es nur ünnötig Arbeit.


Eine Anmerkung: Die Feldnamen beginnen teilweise mit Groß- teils mit Kleinbuchstaben. Das hat nichts mit orthografischen Schwächen des Webteam zu tun, sondern Großbuchstaben kennzeichnen Standard-Felder, die von der Datenbank vorgegeben sind, wärend klein geschriebene Feldnamen von uns zugefügt worden sind, um die Datenbank unseren Bedürfnissen anzupassen. Es ist also Absicht!



Mitgliederdaten

Im unteren Bereich des Bearbeitungsfensters tauchen einige Felder auf, die mit einem blauen '?' versehen sind. Hält man den Mauszeiger kurz ohne zu Klicken darüber, öffnet sich ein kleines Infofenster zum jeweiligen Datenfeld.




Neu seit März 2015:

Als neues Datenfeld wurde das Feld "notizen" eingebaut. Dieses soll dazu dienen, Informationen, die z.B. beim Distriktswechsel oder einer Wiederaufnahme verloren gingen, zu erhalten. Hier können 255 Zeichen freier Text eingegeben werden.

das Notizfeld

















Neu seit Mai 2015 Ganz am Ende unter der Überschrift "zusätzliche Daten" steht jetzt das Feld "dialog". Hier soll eingetragen werden, wieviele Exemplare an die Adresse des jeweiligen Mitglieds gesendet werden. Es wird genutzt von der Bundesgeschäftsstelle, um Versandlisten zu erzeugen.




Zum Schließen des Bearbeitungsfensters gibt es ganz unten zwei Möglichkeiten:


  • den 'Speichern'-Knopf, um die vorgenommenen Änderungen erst zu sichern und dann erst das Fenster zu schließen.
  • den 'Zurück'-Pfeil, um den Datensatz zu schließen, ohne eventuelle Änderungen zu speichern



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[Bearbeiten] Wer darf was? - Rollen

Der Begiff 'Rolle' taucht bei der Arbeit mit unserer Datenbank häufiger auf, deshalb eine kurze Erklärung. Für jedes (registrierte) Mitglied, das in der Datenbank verzeichnet ist, sind verschiedene Zugriffsrechte definiert: die einen dürfen alles (Webmaster), andere nur Daten ändern und einige nur die Daten ansehen aber nichts ändern. Diese Sammlung unterschiedlicher Rechte wird in Paketen zusammengefasst und organisiert, die hier 'Rollen' genannt werden. Mit der Zugehörigkeit zu einer bestimmten Rolle erhält das Mitglied ein komplettes Rechte-Paket und muss nicht alle verschiedenen Genehmigungen und Verbote manuell zugeordnet bekommen, wobei sich sicher bei einigen Einstellungen Fehler einschleichen könnten. Mit den Rollen vereinfacht sich die Rechteverwaltung erheblich.

In der Datenbank ist geregelt, wer welche Rechte hat. Jedes Mitglied gehört mindestens einer Rolle an: den Mitgliedern bzw. dem 'Distrikt-XYZ'. Um die Daten bearbeiten zu können, muss man sich in der Datenbank anmelden (können), d.h. einen Benutzernamen und ein Passwort haben. Diese sind (bisher) nur den Administratoren (= Webteam) und den von Ordens- und Distriktsvorständen bestimmten Mitgliedern zugeteilt worden. Die Webmaster haben Vollzugriff auf Daten und Technik, die Auswerter nur Lese-Zugriff auf die Daten ihres Bereichs, der Bearbeiter kann die Daten seines Bereichs lesen und bearbeiten.

Rollen und Rechte















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[Bearbeiten] Was sollen die Distrikte/Geschäftstellen bearbeiten?

Die Distrikte haben alle persönlichen Daten der jeweiligen Mitglieder und sollten umgehend von den Gemeinschaften benachrichtigt werden, falls sich hierbei etwas ändert, sei es eine neue Adresse, der Erwerb eines Grades oder ein Austritt. Alle Änderungen können in die Datenbank eingetragen werden und sind damit für alle Berechtigten sofort verfügbar.

Was nicht geschehen soll, ist das Löschen eines Mitglieds bei Austritt, Tod etc.!

In diesem Fall wird nur das entscheidende Datum in das entsprechende Datenfeld des Mitglieds eingetragen und seine Rollenzugehörigkeit von 'Distrikt-XYZ' auf 'EX-Mitglied_XYZ' geändert (s. Artikel zum Bearbeiten von EX-Mitgliedern). Damit ist gewährleistet, dass man auch über Ex-Mitglieder und deren Gründe zum Verlassen des Ordens Daten hat, die ausgewertet werden können.

Was man aus der Datenbank herausholen kann wird im Artikel 'Arbeiten mit Listen' besprochen.

Eine kurze Zusammenfassung gibt es hier.

Wichtig: Die Geschäftstellen der Distrikte sind für die Datenpflege zuständig. In der Ordenszentrale wird nur auf den von den Distrikten zur Verfügung gestelleten Datenbestand z.B. für Auswertungen zugegriffen.

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