Abgabenbericht

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Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Vorbemerkung

Die Mitgliederdatenbank soll in naher(!) Zukunft die Daten-Grundlage für die Erstellung der Abgabenberichte der Gemeinschaften und Distrikte liefern. Zusätzlich bietet sie dann der Ordens-Geschäftsstelle die Möglichkeit zur Kontrolle der eingehenden Beitragszahlungen und für ihre Mitgliederstatistik. Um dies zu verwirklichen, müssen sich die einzelnen Distrikte - wie bisher ja auch schon bekannte und (meist) geübte Praxis - an eine Terminvorgabe halten.

Version der Excel-Auswertungsmappe 31-9, aktueller Download s. unten

Ein "Handbuch" zum Download gibt es für registrierte Mitglieder der Webseite guttempler.de unter dem Link:

http://guttempler.de/index.php/home/dokumente/send/124-texte-vom-webteam/879-anmerkungen-zum-abgabenbericht-20165

[Bearbeiten] Das Ziel

Wir müssen es erreichen, dass quartalsweise zu einem bestimmten Zeitpunkt die Datenbasis verbindlich und aktuell gepflegt ist. Von diesem Datenstand wird dann quasi ein Schnappschuss gemacht, der die Grundlage der Zahlungen an und durch den jeweiligen Distrikt bildet. Die 'Zentrale' in Hamburg kann zu diesem Termin auch einen Schnappschuss über alle Landesverbände machen, und somit kontrollieren, ob die Abrechnungen der Distrikte stimmen.

[Bearbeiten] Welche Daten sind wichtig?

...natürlich alle ;-), aber für den hier behandelten Fall der Quartalsabrechnung benötigen wir den korrekten Namen und Adresse des Mitglieds sowie ein ausgefülltes Feld 'beitrag'. Hier wird festgelegt, ob das Mitglied Vollzahler (v) oder beitragsbefreit (b) ist oder eine Beitragsermäßigung (e) genießt. Da die Handhabung dieser Kategorien distriktsweise noch etwas unterschiedlich erfolgt, haben wir eine Excel-Mappe erstellt, in der die Abgabenwerte je nach Regelungen in den Distrikten eingetragen werden müssen (s. unten).

[Bearbeiten] Vorgehensweise

Um eine zeitliche Straffung zu erreichen, verschicken die Distrikte zum 1. des Abrechnungsmonats Rechnungen an die Gemeinschaften, die folgendes enthalten sollen:

  • alle zu diesem Termin in der DB vorhandenen Mitglieder der jeweiligen Gemeinschaft mit Vornamen, Namen, Anschrift, Eintrittsdatum, Zahlweise (voll, befreit, ermäßigt)
  • die sich aus dieser Statistik ergebenden Zahlungen für jedes Mitglied
  • die Rechnungssumme
  • und die Aufforderung an die Gemeinschaften, bei Änderungen der Mitgliederzahl sich innerhalb von 14 Tagen bei der Geschäftsstelle mit den neuen Daten zu melden, anderenfalls werden die Daten der Rechnung verbindlich und der Rechnungsbetrag wird abgebucht. Wer sich dann zu spät meldet, kann Änderungen erst wieder mit der nächsten Abrechnung ‘aktenkundig’ machen.

Die Werkzeuge dafür werden den Geschäftsstellen zur Verfügung gestellt (s.u. downloads)

Somit ist gewährleistet, dass nach zwei Wochen verbindliche Daten über unseren in der Satzung und Geschäftsordnung festgelegten "innerbetrieblichen Zahlungsverkehr" zur Verfügung stehen. Eventuelle Änderungen, die die Gemeinschaften zurückgemeldet haben, können dann in wenigen Tagen eingepflegt werden, so dass der ganze Vorgang Ende der 3. Woche des Abrechnungsmonats abgeschlossen sein kann. Der Orden zieht dann zur Überprüfung seiner Zahlungseingänge die Daten aller Mitglieder am Beginn der vierten Woche des Abrechnungsmonats.

Damit keine Fehler eingebaut werden, dürfen in der vierten Woche des Abrechnungsmonats von Seiten der Distrikte keine Änderungen am Datenbestand vorgenommen werden, bis der Orden seine Daten gezogen hat; dann kann die Datenbank wieder zur Bearbeitung freigegeben werden. Sie ist also nur ca. eine Woche für Änderungen gesperrt. Daten ansehen ist erlaubt.

Die Distrikte haben also dafür zu sorgen, dass Ende der dritten Woche des Abrechnungsmonats ihre Daten stimmen. Sie werden dann verbindlich zur Grundlage der Zahlungen der Distrikte an den Orden.

Es muss sich in der Praxis erweisen, ob die Termine eingehalten werden und man das Verfahren ohne 'Fertigmeldungen' und Nachfragen der Distrikte an den Orden und umgekehrt nur mittels eines vereinbarten Zeitplans durchführen kann. Wir werden sehen...

Zeitplan

[Bearbeiten] Vorbereitende Arbeiten

[Bearbeiten] Wie bekommen die Geschäftstellen die Daten?

Die Webmaster der jeweiligen Distrikte haben in der Datenbank unter 'Eigene Listen' eine Abfrage namens "Abrechnung-Excel" eingefügt, die folgende Felder liefert: Listendefinition

Die Abbildung zeigt die Abfrage beispielhaft für Schleswig-Holsten. In den anderen Distrikten ist unten die entsprechende Rolle "Distrikt-XX" auszuwählen. Die Daten dieser Abfrage/Liste werden dann nach Excel exportiert und gespeichert.

Export nach Excel

Zur Bearbeitung dieser Daten, stellen wir eine Excel-Arbeitsmappe zur Verfügung, die die Sortierung und Listenerstellung für die Gemeinschften des jeweiligen Distrikts automatisiert. Die Mtarbeiter der Geschäftsstelle müssen nur die eben exportierten Excel-Daten in diese Auswertung kopieren.....alles Weitere erledigt ein Makro in Excel.

[Bearbeiten] Datenauswertung mit Excel

[Bearbeiten] Was liefert die Excel-Auswertung?

Die im Download bereitgestellte Excel-Mappe (s.u. "Downloads") erzeugt aus den Daten der Mitgliederdatenbank die für die Abrechnung notwendigen Formulare. Dies geschieht mit eingebauten Makros (Programmcode). Es wird zunächst für alle Gemeinschaften des jeweiligen Distrikts eine separate Tabelle - benannt nach den Gemeinschaften - berechnet, die die Adressdaten der zugehörigen Mitglieder sowie deren Zahlweise (voll, ermäßigt, befreit) samt den zu zahlenden Beträgen enthält. Aus diesen Daten wird wiederum eine Zusammenfassung generiert, die dem Distrikt die fälligen Zahlungen des aktuellen Quartals auflistet und summiert. (Tabelle "Gesamt") (siehe Formulare Abgabenbericht)

[Bearbeiten] Umgang mit der Excel-Mappe

Wichtig: Beim Start der Excel-Mappe kann - je nach den lokalen Sicherheitseinstellungen - Office fragen, ob die Makros aktiviert werden sollen. Diese Frage ist mit "Ja" zu beantworten, sonst funktioniert die Auswertung nicht!

Die unten zum Download angebotene Excel-Arbeitsmappe soll wie folgt genutzt werden: Die Werte, die wie oben beschrieben, aus der Datenbank geholt worden sind, werden im ersten Arbeitsblatt der Auswertungsmappe namens 'Daten' mittels Copy&Paste an der dafür vorgesehenen Position eingefügt. Dies ist Voraussetzung für alles Folgende.

Die Input-Tabelle

In den Einstellungen (Tabelle 'Vorgaben') müssen jetzt - je nach Eigenheiten der Distrikte - die passenden Beträge der zu zahlenden Abgaben an Disrikt und Orden in den gelben Feldern B2:D3 links oben eingetragen werden. Diese Zahlenwerte (Abgaben pro Quartal!) sind für eine korrekte Berechnung notwendig. Einmal jährlich muss auch im Feld für die Ordenstagsabgabe B4 der aktuelle Wert eingetragen sein, je nachdem wann im jeweiligen Distrikt diese Abgabe erhoben wird. Zuletzt sollte noch das Quartalsdatum im gelben Feld H2 eingetragen werden. Dies erscheint später auf den zu erstellenden Gemeinschafts-Tabellen im Kopf.

Die Einstellungs-Tabelle

Nach Klick auf den Button "Gemeinschaften eintragen" (1) befindet sich im gelben Feld rechts auf diesem Blatt die Liste der Gemeinschaften, die aktuell aus der Tabelle "Daten" erzeugt wird. Sollten Korrekuren oder Ergänzungen notwendig sein kann man die Fehlenden in der Liste nachtragen oder editeren. Bitte vermeidet Tippfehler in den Gemeinschaftsnamen, falsch oder abweichend geschriebene Gemeinschaften führen zu Unstimmigkeiten.

Sind alle Eingaben gemacht, löst ein Klick auf den Starten-Button (2) die Bearbeitung durch das Makro aus. Falls noch vorhanden, werden alle Gemeinschafts-Tabellen und der Inhalt der Tabelle 'Gesamt' gelöscht, in der Folge neu angelegt und mit den Berechnungsergebnissen gefüllt. Dies kann bei Distrikten mit vielen Gemeinschaften einige Zeit in Anspruch nehmen. Falls es also aussieht, als ob nichts mehr passieren würde: ein wenig Geduld!

[Bearbeiten] Druck

Achtung mini.jpgEin Klick auf den Drucken-Button (3) auf der Tabellenseite "Vorgaben" - wo auch das Auswertungsmakro gestartet wird - beginnt den Druck der erzeugten Datenblätter.

Bitte denkt vorher daran, den richtigen Drucker zu wählen und diesen auch mit genug Papier auszustatten. Es werden nämlich alle Seiten ausgedruckt!

Soll nur das Blatt einer einzelne Gemeinschaft ausgegeben werden, muss von diesem Blatt aus die normale Druckfunktion von Excel genutzt werden.

[Bearbeiten] Downloads

  • Auswertung in Form einer Excel-Mappe mit Makros (Letztere sind wichtig, daher fragt Excel beim Programmstart, ob es Makros aktivieren soll, weil sie gefährlich sein können. Diese Frage ist hier selbstverständlich mit 'Ja' zu beantworten, weil das Makro (ein kleines internes Programm) sonst nicht funktionieren würde.)

Zum Download: Medium: Abrechnung_31-9_blanko.xlsm Datei vom 20.07.2015

  • Vorlage für ein Anschreiben an die Gemeinschaften, das den Abrechnungsbelegen aus der Excel-Mappe beigefügt werden kann.

Zum Download: Medium: AnschreibenGemeinschaften.docx

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